Um dos segredos do sucesso de qualquer negócio é estar em dia com as suas obrigações, principalmente aquelas que podem gerar penalidades, como é o caso do software pirata.
Se você ainda não passou pelo processo de auditoria da Microsoft, então se prepare, porque em breve poderá ser o próximo. Isso porque a Microsoft está cada vez mais refinando o seu processo de auditoria para alcançar o maior número de empresas, independe do porte e segmento.
Como Acontece
Geralmente as empresas recebem um e-mail ou ligação da Microsoft (já houve contato por uma empresa de advocacia contratada pela Microsoft) solicitando informações da sua estrutura e softwares utilizados. Mas esse primeiro contato não vai te trazer problemas se seguir o processo corretamente, conforme etapas descritas abaixo:
- A Microsoft solicitará que apresente um inventário, normalmente, preenchendo uma planilha fornecida pela própria Microsoft.
- Será necessário reunir todos os contratos de licença obtidas (incluindo dispositivos adquiridos com sistema operacional).
- A Microsoft analisará e retornará informando se está em Compliance ou se será necessário aquisição de licenças faltantes.
Diante disso, compartilhamos algumas dicas:
Não esconda nada
Ao tentar esconder algo durante o processo a sua empresa pode ser prejudicada. Então, não esconda nada, siga tudo o que for solicitado pelo time de Compliance da Microsoft. O processo é uma oportunidade de resolver possíveis problemas. A sinceridade só vai demonstrar que você tem boa fé.
Fique disponível e atente-se aos prazos
No decorrer do processo, a Microsoft poderá contactá-lo. É importante manter o bom diálogo entre as partes, facilitando assim o andamento dessa auditoria.
Sempre cumpra os prazos acordados para entregar os documentos solicitados pela Microsoft. Caso precise de mais tempo para entregar os documentos, explique ao contato que está cuidando do processo, porque necessita de tempo adicional.
Atente-se aos seus limites
Durante o processo de auditoria, você já vai ter noção se a sua empresa tem algo irregular e se vai precisar regularizar os softwares. Caso durante o processo de levantamento, você identifica que o investimento necessário é superior ao que sua empresa tem disponível para desembolso financeiro, seja sincero com o responsável pela auditoria e tente negociar parcelamentos, melhor prazo, etc.
Envolva seu revendedor Microsoft desde o início
O processo de regularização é complexo. Por isso recomendamos que procure um parceiro Microsoft apto para auxilia-lo na escolha do melhor modelo de licenciamento e envolva-o no processo. O parceiro com bom conhecimento, saberá indicar formas mais baratas para se regularizar, intervir junto a Microsoft, conseguindo melhores prazos e condições.
Entre em contato conosco! A CITIS conta com profissionais capacitados e políticas pré-definidas (análise do cenário, contratos e softwares utilizados) para compreender a situação de Licenciamento Microsoft da sua empresa e apoiá-lo na legalização dos softwares de forma sigilosa, eficaz e acessível, garantindo melhores resultados para a sua empresa.
Esperamos que estas dicas possam ajudar você!